REGULAMIN

Regulamin konferencji naukowej Rzym a Półwysep Iberyjski V. Różnorodność relacji od starożytności po współczesność. 10-11 kwietnia 2025

I POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorem Konferencji Rzym a Półwysep Iberyjski V. Różnorodność relacji od starożytności po współczesność,dalej zwanej Konferencją są Katedra Filologii Hiszpańskiej i Katedra Filologii Klasycznej UŁ dalej zwane „Organizatorem”. Konferencja jest zorganizowana na Wydziale Filologicznym Uniwersytetu Łódzkiego.
2. Konferencja odbędzie się w dniach 10-11 kwietnia 2025i będzie prowadzona hybrydowo przy wykorzystaniu narzędzia Microsoft Teams. Językami Konferencji są język polski, hiszpański, angielski.
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
4. Przesłanie do Organizatora zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w programie i Regulaminie Konferencji oraz prawo do zmiany terminu Konferencji lub jej odwołania.
6. W przypadku odwołania Konferencji Organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną najpóźniej na 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji.

II WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Uczestnikiem Konferencji może być pełnoletnia osoba fizyczna, która spełni łącznie wszystkie warunki określone w pkt 2 poniżej.
2. Warunkiem uzyskania statusu Uczestnika Konferencji jest łączne spełnienie poniższych warunków:

1. zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem elektronicznego formularza rejestracyjnego;
2. otrzymanie od Organizatora wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną z potwierdzeniem rejestracji;
3. uiszczenie w wymaganym terminie opłaty konferencyjnej.

3. Organizator wydaje autorom wystąpień potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji.

III ZASADY KONFERENCJI

1. Termin rejestracji uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu 15 marca 2025. Po tym terminie rejestracja będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.
2. Organizator ustala program Konferencji oraz ma prawo do dokonywania w nim zmian, również w dniu Konferencji, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
3. Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Konferencji wynikające z przyczyn od niego niezależnych.
4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Konferencji nie naruszały przepisów prawa ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
5. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad społecznych, instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
6. Uczestnikom zdalnym przed rozpoczęciem Konferencji na adres poczty elektronicznej zostanie przesłane zaproszenie do uczestnictwa zawierające link do Konferencji.
7. Uczestnik jest obowiązany do oznaczenia swojego udziału w Konferencji poprzez podanie pełnego imienia i nazwiska. Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych.

IV PŁATNOŚCI

1. Udział w Konferencji jest płatny.Aby dokończy rejestrację, należy do 15 marca 2025 uiścić opłatę konferencyjną w wysokości 500 PLN/120 Euro (w przypadku uczestnictwa w formule stacjonarnej) lub 250 PLN/60 Euro (w przypadku uczestnictwa w formule zdalnej).

Dane dotyczące płatności i numer konta zostaną podane po zaakceptowaniu zgłoszenia.

2. Tytuł przelewu: imię i nazwisko uczestnika oraz tytuł konferencji: Rzym a Półwysep Iberyjski V. Jeśli potrzebna jest faktura, należy zamieścić tę informację w tytule przelewu bankowego (nazwa instytucji, na którą ma zostać wystawiona faktura oraz jej NIP).

V REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI

Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres poczty elektronicznej organizatorów. Opłata konferencyjna jest bezzwrotna.

VI WIZERUNEK

1. Włączając kamerę w swoim urządzeniu i/lub mikrofon podczas Konferencji, Uczestnik wyraża poprzez to działanie zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie jego wizerunku i głosu przez Organizatora w związku z przeprowadzaną Konferencją.
2. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie przez Uniwersytet Łódzki, z siedzibą przy ul. Narutowicza 68 90-136 Łódź, jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku.

VII OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanego „RODO” informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Łódzki z siedzibą w Łodzi, ul. Narutowicza 68, 90-136 Łódź.
2. W każdym przypadku Pan/Pani może skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: na wyżej wskazany adres korespondencyjny z dopiskiem: Inspektor Ochrony Danych UŁ lub e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej: iod@uni.lodz.pl
3. Dane osobowe obejmujące: imię (imiona) i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, tytuł naukowy, afiliacja będą przetwarzane w następujących celach:

• rejestracji uczestnictwa oraz organizacji i przeprowadzenia Konferencji Rzym a Półwysep Iberyjski V. Różnorodność relacji od starożytności po współczesnośćorganizowanej w dniach 10-11 kwietnia 2025 przez Katedrę Filologii Klasycznej i Katedrę Filologii Hiszpańskiej Uniwersytetu Łódzkiego w formule stacjonarnej oraz przy wykorzystaniu narzędzia Microsoft Teams;
• komunikowania się z Uczestnikami w sprawach związanych z Konferencją, udokumentowania jej przebiegu, w tym m.in. sporządzenia listy Uczestników, wydania potwierdzeń uczestnictwa;
• otrzymywania na wskazany w zgłoszeniu adres poczty elektronicznej informacji o  przyszłych konferencjach i wydarzeniach o profilu naukowym lub popularyzujących naukę organizowanych przez Uniwersytet Łódzki w przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach, w tym publikacji naukowych.

4. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit e) RODO w związku z art. 2 i 11 ustawy z 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (gdyż jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi w związku z misją systemu szkolnictwa wyższego i nauki w zakresie kształcenia, działalności naukowej, kształtowania postaw obywatelskich, a także uczestnictwa w rozwoju społecznym oraz tworzeniu gospodarki opartej na innowacjach);
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy);
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (w związku z wymogami przepisów prawa oraz aktów prawa wewnętrznego obowiązującego w UŁ);
• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych (w przypadku zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach);

5. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, o których mowa w pkt 3, przez okres przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej Konferencji przez Uniwersytet Łódzki. W sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa dane osobowe mogą być też przetwarzane w okresie niezbędnym do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń.W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji dane osobowe będą przechowywane do wycofania zgody.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo:

1. dostępu do treści swoich danych;
2. do sprostowania swoich danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym;
3. do usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem;
4. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
5. do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2;

8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 3.

VIII POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem z dniem publikacji na stronie.